¿Qué son documentos comerciales?
Los
documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los
que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbre generalizados y las disposiciones de la ley.
Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las
acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su
misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre
las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a
demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilización de tales acciones. En ellos queda precisada la relación
jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea
sus derechos y obligaciones. • Por lo tanto, constituyen un medio de prueba
para demostrar la realización de los actos de comercio
•
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
•
Permiten el control de las operaciones
practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos
de contabilidad.
Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas. Constituyen la base del
registro contable de las operaciones realizadas.
CLASIFICACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES:
1. Externos: De uso externo Los comprobantes
externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos
efectuados. .
2. Internos De uso interno. Los
comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas,
recibos por cobranzas, presupuestos
Teniendo
en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de
que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de
orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes
intervengan en ellos o los elaboren.
Los
soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o,
dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en
orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su
verificación.
Los
soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como
ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.
GENERALIDADES
Todas
las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en
los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros
sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada
una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales
papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo
contable, su definición y sus principales características.
1.
SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
1.1.
RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO
El
recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El
recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.
Recibo
de caja o comprobantes de ingreso - Soportes contables internos y externos
Recibo
de caja o comprobantes de ingreso
1.2.
RECIBO DE CONSIGNACION
Este
es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que
lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
Hay
dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques
de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Los
soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan.
Recibo
de consignación - Soportes contables internos y externos
Recibo
de consignación
1.3.
COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS
Las
corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a
sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar
dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir
solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
Comprobante
de depósito y retiro de cuentas de ahorros - Soportes contables internos y
externos
Comprobante
de depósito y retiro de cuentas de ahorros
1.4
FACTURA DE VENTA
1.4.1.
Concepto
La
factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.
Desde
el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.
1.4.2.
Requisitos de la Factura:
La
factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
Estar
denominada expresamente como factura de venta. (Preimpreso ).
Numeración
en orden consecutivo. (Preimpreso).
Apellidos
y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Preimpreso).
Apellidos
y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
Fecha
de expedición.
Descripción
específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
Valor
total de la operación
El
nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Preimpreso).
Indicar
la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
1.4.4.
Factura de venta de Mercancía al contado
Al
contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por
mayor y al por menor, si la mercancía no está gravada; si está gravada se
acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.
Al
contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no esta
gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita
bancos o caja
1.4.5.
Factura de venta de Mercancía a crédito
El
vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su
organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente,
otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito,
seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la
calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después
de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de
mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber,
presentado la mejor cotización.
1.5.
Comprobante de venta con tarjeta de crédito.
1.5.1.
Concepto de tarjeta de crédito
La
tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el
tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.
La
tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización
de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona
natural o jurídica. Por medio del contrato, quien adquiere la tarjeta se compromete a utilizar este documento en
forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad
financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a
través de este medio
El
establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con
la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las
tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la
entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los
comprantes firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un
porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.
Comprobante
de venta con tarjeta de crédito - Soportes contables internos y externos
Comprobante
de venta con tarjeta de crédito
1.5.2.
Consignación del comprobante de venta:
El
vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta
corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato
establecido debidamente diligenciado.
1.6.
Cheque
Es
un título valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a un
banco llamado «girado» que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado «beneficiario».
1.7.
Comprobante de pago o de egreso
Llamado
también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad
que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un
cheque.
Generalmente,
en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante
diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor
control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo
valor se entrega al beneficiario.
Los
soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando
claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
Comprobante
de pago o de egreso - Soportes contables internos y externos
1.8.
Letra de cambio
Este
documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da
una persona llamada «girador» a otra llamada «girado», para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha
determinada.
En
el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y
ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y
se llaman letras por pagar.
Letra
de cambio - Soportes contables internos y externos
1.9.
Pagaré
Es
un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar
los créditos bancarios.
Pagaré
- Soportes contables internos y externos
1.10.
Nota Débito
Es
un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes,
un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y
los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.
Nota
Débito - Soportes contables internos y externos
Nota
Débito
1.11
Nota Crédito
Cuando
la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías,
para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este
comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,
una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario
de contabilidad.
Nota
Crédito - Soportes contables internos y externos
Nota
Crédito
1.12
Recibo de caja menor
El
recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece
un fondo denominado caja menor.
Recibo
de caja menor - Soportes contables internos y externos
Recibo
de caja menor
2.
SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
2.1
Nota de contabilidad
Es
el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección,
ajustes y cierre.
Nota
de contabilidad - Soportes contables internos y externos
Nota
de contabilidad
2.2.
Comprobante diario de contabilidad
Es
un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación
y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se
le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Comprobante
diario de contabilidad - Soportes contables internos y externos
Comprobante
diario de contabilidad
El
Almacén Extraluz Ltda. Realiza las siguientes transacciones comerciales en el
mes de octubre de:
a.
Vende mercancía al contado a varios clientes, personas naturales, según factura
Nos. 3456 al 3520, por valor de $ 1.327.586; IVA, 16%.
b.
Vende mercancías a créditos:
Factura
No. 3521 a Luís Agreda por $ 387.250, IVA, 16%
Factura
No. 3522 a Diana Gómez por $ 435.00; IVA, 16%
Factura
No. 3523 a Andrés Salas por $ 547.600.; IVA, 16%
ACTIVIDAD
1.¿ Qué importancia tienen los documentos comerciales?
2. ¿ Cómo se clasifican los documentos comerciales?
3. Dibuje un cheque, un pagaré, una factura de venta,una letra de cambio, un recibo de pago en el banco puede hacerlo y pegarlo trayendo uno del banco.
