EL ACTA

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran los temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.

Son variados los organismos u organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones en las cuales se elaborará un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una asociación de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo.

En general, las actas suelen ser archivadas en lo que se llama un libro de actas, que recoge las actas elaboradas a lo largo de un período de tiempo determinado, de manera cronológica, y el orden está dado por una enumeración de actas.

Existen algunos elementos en común que poseen todas las actas: por ejemplo, todas ofrecen una visión o estructura general de lo ocurrido en la reunión, quienes han sido los participantes o asistentes, el detalle de las diferentes cuestiones o temas planteados, cuáles han sido los debates, y las conclusiones de los mismos, determinando si tanto los convocantes como los convocados han llegado  a un acuerdo, o no, acerca de las cuestiones que han sido planteadas durante su celebración.

Para registrar lo que va ocurriendo durante la reunión, suele designarse a alguna persona que toma nota de aquellos datos que deben ser especificados en un acta.

En este sentido, la mayoría de las veces se designa a una persona que posea conocimientos sobre la redacción y la presentación de este tipo de documentos, que en general suele ser el secretario o secretaria de la comisión, sea cual sea el tipo de organismo u organización de la cual estemos hablando.

Una vez redactada el acta, todos los participantes en la reunión deben dar el visto bueno acerca de lo que el acta expresa, sobre todo teniendo en cuenta que se especifican cuáles han sido las conclusiones o los acuerdos .. Por eso, al finalizar la reunión, cada asistente y participante debe firmar el acta, dejando así constancia de su participación y de su conformidad respecto a lo que el acta expresa.

Por otra parte, cuando se realizan reuniones académicas, se hacían congresos, conferencias o simposio, los trabajos expuestos en dicha reunión suelen compilarse en documentos, denominados actas, que reúnen las ponencias que han realizado los expositores durante la celebración que la reunión.

LAS PARTES DE UN ACTA

Las partes de un acta de sesión son: título, introducción, texto, cierre del acta, firma de los que aprueban el acta y redacción del acta de sesión ordinaria.

1.-TÍTULO

El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo .Este título se escribe así: ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también ACTA DE SESIÓN DEL  27.05.2012.Sin embargo, en los últimos años, muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma correlativa anual, con la indicación de la fecha en la que se llevan  a cabo. Por ejemplo: ACTA DE SESIÓN Nº 01- 012 DE FECHA 27.05.2012.En todos  los casos subrayado y con letras mayúsculas,

2. INTRODUCCIÓN

La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende: lugar, fecha y hora en la que se realiza la sesión; y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presidente y de secretario, si los que concurren son muchos sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo, y en su caso, los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatorias.

3. TEXTO

Las actas tradicionales hacen un relato minucioso de todo lo que acontece en la sesión; contienen todas las intervenciones de los asistentes, sin establecer ninguna distinción entre ellas. Este tipo de actas resultan  extensas y complicadas. Las nuevas disposiciones  legales acerca de la redacción de las  actas de sesiones consideran  que éstas deben contener  solamente la siguiente información; los asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos  adoptados. Además, cuando lo solicitaban ,deben contener las constancias que los presentes  desean  dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión. Y nada más concreto,  preciso y breve. Libre de complicaciones.es por eso que ahora las actas se deben aprobar al término de las sesiones.

Por otro lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva  de las resoluciones administrativas, con verbo en infinitivo o en forma imperativa, por ejemplo: Acuerdo Nº 01-2012:Conceder licencia sin goce de haber al señor…..o ACUERNO Nº 01 –2012: Concédase licencia sin goce de haber al señor…… Los acuerdos se escriben con letras mayúsculas y subrayadas, haciéndolos resaltar  del conjunto, para su rápida diferenciación y ubicación en el libro de actas. No hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los interesados pro medio de resoluciones administrativas, con las firmas del presidente y secretario.

4.-CIERRE DEL ACTA.

Es una fórmula hecha  que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto .He aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m. se dio levantada la sesión.

5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes. presidente y el secretario, o por una comisión elegida par tal fin.

5.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada  15 días, cada mes, o  cada 6 meses .La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha tratado en temas anteriores.

¿CÓMO REDACTAR UN ACTA?

3.1. Estructura

Un  acta es un tipo de documento muy utilizado en el mundo laboral, y es por eso, se debe conocer su relevancia, con lo cual es imprescindible conocer su estructura.

Por un lado, hay elementos de un acta de reunión que son obligatorios, como por ejemplo la identificación de la reunión, la consignación de los asistentes, un resumen de la sesión y del turno de palabras, de los acuerdos que se han realizado y de las votaciones y la fórmula final. Por otro lado, hay elementos que son optativos y, por lo tanto, no siempre aparecen en un acta. Algunos de estos elementos son: el orden del día, la referencia a temas pendientes y los anexos. Los puntos del orden del del día que aparece en el acta deberían ser muy similares a los del orden del día que se hubieran acordado previamente.

1. Identificación de la reunión

Nombre del organismo

Número de la sesión

Fecha

Hora

Lugar

2. Asistencia

Personas que asisten:

<NOMBRE Y APELLIDOS> (cargo)

Persones que no asisten:

<NOMBRE Y APELLIDOS> (cargo)

3. Fórmula

Orden del día (opcional)

4. Desarrollo de la sesión y resumen del turno de palabra

Fórmula: desarrollo de la sesión

Fórmula: turno de palabra

5. Deliberaciones, acuerdos y resumen de les votaciones

Acuerdos

Desacuerdos

Resumen de las votaciones

6. Fórmula final

El presidente da por acabada la reunión

7. Pie del acta

Debería figurar la siguiente fórmula: "Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las x horas"

Cargo y firma del secretario o secretaria

Cargo y firma de la persona que ha presidido la reunión como visto bueno

8. Anexos (opcional)

3.2. Criterios generales de redacción y estilo

Encabezamiento o título

El encabezamiento hace referencia a los datos que identifican a los asistentes y organizadores de la reunión. Además, el encabezamiento permite una buena lectura del acta. Cuando se hace referencia al cargo de una persona, éste debe estar en minúscula, excepto cuando va seguido de un tratamiento protocolario, como explicaremos más adelante. En cuanto a los títulos y protocolo, es preferible utilizar el tratamiento señor/señora cuando no sabemos el tratamiento que se debe utilizar con alguien.

EJEMPLO DE ACTA

Llamada al orden

Se ha celebrado una reunión de [Nombre de la organización o del equipo] en [Ubicación] el [fecha].

Asistentes

Asistentes incluidos en [lista de nombres de los asistentes].

Miembros no asistentes

Miembros no asistentes incluidos en [lista de nombres].

Aprobación de las actas

[Para reemplazar cualquier texto de marcador de posición (por ejemplo, este), seleccione una línea o un párrafo y empiece a escribir. Para obtener los mejores resultados, no incluya espacios a la derecha ni a la izquierda de los caracteres de la selección.]

Informes

[¿Necesita agregar sus títulos o más texto? Es muy sencillo. Para aplicar fácilmente cualquiera de los formatos de texto de este documento, vaya a la galería Estilos en la ficha Inicio de la cinta de opciones.]

Asuntos pendientes

[Añada texto aquí.]

Nuevos asuntos

[Añada texto aquí.]

Anuncios

[Añada texto aquí.]

                       

Secretario                   Fecha de aprobación

                                                                 ACTIVIDAD

ELABORA UN ACTA SOBRE LA REUNIÓN DE PADRES DE FAMILIA EL 23 DE SEPTIEMBRE EN LA SEDE KENNEDY, CUYO OBJETIVO ERA ENTREGAR INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO ACADÉMICO Y DISCIPLINARIO DEL GRADO 9.5