EL MEMORÁNDO

Un memorándum, también llamado memo en el campo laboral, es una carta muy simple y breve que se utiliza con el objetivo de recordar sobre el cumplimiento de cierta acción de una actividad, evento o fecha de importancia. Este suele usarse para dar información interna dentro de la empresa, negocios o instituciones y solo llega a tratar un asunto en concreto.

Este documento puede elaborarse para emitir una orden, dar a conocer un mensaje, pedir un permiso, realizar un pedido, para hacer llegar una amonestación, etc., a cualquier persona que labore dentro de la institución o empresa.

A través de este se llega a tener una comunicación directa con los trabajadores de cierta empresa tomando en cuenta su jerarquía o nivel.

Estos pueden ser creados, enviados y firmados por cualquier miembro de la empresa, sin importar su nivel jerárquico o puesto.

El memorándum, es un documento que se utiliza para transferir informaciones, bien sea de una empresa, una institución, una casa de estudios, etc. En esta clase de información, se transmiten recomendaciones, felicitaciones, advertencias, instrucciones, decisiones o citaciones.

PARTES DE UN MEMORÁNDUM

1.       Identificación el documento: aquí se especifica el tipo de documento, en este caso se trata de un memorándum.

2.       Lugar y fecha.

3.       Destinatario: en esta parte se coloca el nombre de la persona a quien se escribe el memorándum, seguido de su grado, título o cargo que ocupa la persona.  Primero se coloca el título o la denominación, seguido por el nombre y el cargo, siempre separado por una coma.

4.       De o del: es en esta sección donde se debe de colocar el nombre de quien realiza la carta o del remitente. Primero se debe colocar el nombre y el cargo de quien envía el documento todo separado por coma.

5.       Asunto: parte en la cual se ha de describir brevemente y de forma clara el motivo de dicha comunicación.

6.       Cuerpo: Es la parte de memorándum que posee el texto que da la información a transmitir. Dentro del cuerpo se ha de realizar una fórmula de apertura, que es aquella frase breve, directa y a la vez conocida que da inicio a la redacción del texto. Ejemplo: comunico a Ud. Que declino ante la jefatura del puesto de administración de empaques. También se debe de realizar una exposición de forma breve sobre el asunto que motivó a la   creación de este documento, el cual ha de ser directo, preciso y sin rodeos.

7.       Término: En esta sección es donde se ha de colocar el sello, la firma y la post firma.

8.       Membrete: Es en esta parte donde se muestra el título, el nombre y departamento de la persona a quien debe de llegar la carta, la cual siempre está ubicada en la parte superior o inferior del escrito.

9.       Nombre del año: Se trata de la fecha actualizada en que es enviado el documento, donde se especifica el día, el mes y el año correspondiente.

10.   Sello anexo:  En ocasiones suele funcionar como la firma, este certifica que el documento fue enviado por una determinada persona, departamento o empresa

TIPOS DE MEMORÁNDO

Memorándo simple

Es aquel que se emplea para dar a conocer ciertas disposiciones, para pedir, remitir o transcribir cierto documento, para informar la realización o la ejecución de ciertas tareas o actividades.

Memorándo múltiple

Tipo de memorándum con el cual se da a conocer cierta información o disposición a muchos destinatarios de una forma simultánea. Usualmente se le conoce en ciertas empresas como memorando circular.

EJEMPLO DE MEMORÁNDUM

Quito, 19 de enero del 2009

MINEUR S.A. Avenida Los Frutales Nº 130

Quito – Ecuador

Para: Luis Fabián Díaz, Operario

De: Ing. Mario Cesar Vallejos

Asunto: Falta disciplinaria grave

Por medio de la presente se le comunica que será sancionado por los acontecimientos sucedidos entre usted y un compañero de trabajo durante horas laborales. Se le cita en la oficina del Jefe de Recursos Humanos para hacer su descargo.

Atentamente,

Ing. Mario Cesar Trinidad, Supervisor de planta

MEMORÁNDUM

Black and White furniture S.A de C.V

Av. Lorem Ipsum # 69

Col. Lorem Ipsum

México, D. F.

C. P. 12345

Para: Departamento de Informática

De: Jane Doe

Asunto:   Reunión de Ventas

Estimados compañeros les comunico que el día 2 de febrero del año en curso tendremos nuestra reunión de ventas trimestral en punto de las 11:30 am; la reunión se llevará a cabo, como es costumbre, en la sala de juntas.

Hago especial énfasis en esta invitación para su departamento ya que en esta ocasión, además de tratar los temas relacionados con las ventas del último trimestre; salve la obviedad, abordaremos el tema de la necesaria renovación de los equipos de cómputo del área de diseño ya que, según nuestro personal creativo, los equipos comienzan a resultar obsoletos para las exigencias de los nuevos productos que están por salir al mercado.

Agradeceremos nos honren con su presencia en el día y la hora ya indicados. Por favor, lleguen a tiempo, de lo contrario estaré en la incómoda necesidad de ir por ustedes al lugar donde se encuentren.

Le envío un cordial saludo y un abrazo a todo el equipo, como siempre, sigan haciendo ese excelente trabajo al que nos tienen acostumbrados.

Atentamente

Jane Doe

Gerente de Ventas

ACTIVIDAD

1. Elabore un memorándum de felicitación.

2. Elabore un memorándum de advertencia.