Si necesita escribir
una carta es para comunicar algo importante; por eso, recuerde siempre
que debe expresar su objetivo al principio de la carta. El primer
párrafo debe introducir al lector en lo que le comunica el resto de la carta.
El modelo o formato carta de Icontec tiene
normas específicas que no debe pasar por alto. A continuación le
enseñamos la mejor forma de comunicar sus intenciones empresariales
mediante una carta bien redactada.
En algunas ocasiones, los destinatarios no leen la carta, sino que el asunto les dice de qué se trata todo el comunicado, entonces es necesario que planee cada detalle que quiere transmitir en su carta.
Siga este pequeño manual para redactar
de forma correcta una carta. La información que le
presentamos está guiada por nuestros expertos en redacción empresarial y
por las normas del Instituto Colombiano de Normas Técnicas (Icontec),
que ya no solo son de Colombia, sino también de Chile, Ecuador, El Salvador,
Guatemala, Honduras y Perú.
Saber cómo escribir una
carta correctamente es necesario para
lograr una buena comunicación asertiva, así como lo es dejar de lado las
prácticas tradicionales que no se basan en las técnicas de presentación de
documentos, sino en convencionalismos errados.
1. Tamaño y
contenidos
Dependiendo de la
extensión y de los documentos anexos, evalúe en qué formato debe redactar su
carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.
Es importante que
la primera página de sus cartas lleve:
-
Logo
-
Membrete
-
Pie de página
Sin embargo, cuando
hay más de dos páginas en sus comunicados, a partir de la segunda solamente se
debe poner el logo.
2. Escriba un
solo tema en cada carta
En caso de que haya
varios asuntos por tratar con el receptor de su comunicado, redacte las
cartas que sean necesarias, ya que en
muchas organizaciones el archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta
que los tiempos de respuesta de cada asunto pueden ser diferentes, de modo que
a veces se necesita más de un comunicado para responderle a su destinatario.
3. Redacte de forma
precisa.
El método Ipler de
redacción empresarial para escribir bien se basa en la teoría de la
pirámide invertida, utilizada en el periodismo y creada por Emil Dovifat. Esto
consiste en escribir en el primer párrafo el para qué de su carta y en los
párrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser
imprescindibles.
Ejemplo:
“Reciba un muy cordial saludo de parte de todo
el equipo de consultoría y atención al cliente
[Párrafo 1] Nos
permitimos dirigirle la presente para informarle que nuestro principal objetivo
es comprometernos con usted, además de informarle que es para nosotros un
placer contar con usuarios que nos ayudan a crecer.
[Párrafo 2]Además
queremos informarle que gracias a todos sus comentarios nuestros trabajadores
se comprometen a brindarle un mejor servicio para que sienta en nosotros su
respaldo incondicional en todo tipo de transacciones financieras. [Párrafo 3] Es así como le garantizamos que frente a su solicitud,
radicada el 17 de mayo de 2015, ya tomamos las medidas necesarias y la asesora
que lo atendió recibirá la formación oportuna para que el inconveniente de baja
calidad en la atención que recibió no se vuelva a presentar.”
En
el ejemplo, el “para qué” de la carta está en el último párrafo. La forma
correcta sería responderle al destinatario en el primero y el resto del
comunicado en los párrafos restantes o incluso, podrían omitirse. Así se produce
la redacción eficaz. No piense que abordar el tema directamente es irrespetuoso
o que carece de cordialidad; al contrario, considere que cuando elimina
información irrelevante le ahorra tiempo a su lector.
4.
Siga el orden lógico gramatical
Para
ser preciso también es conveniente seguir la herramienta más útil: el orden
lógico gramatical, que se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se
guía por esta forma de escritura, podrá redactar bien sus comunicados.
6.
Partes obligatorias de la carta
Código: el Icontec recomienda escribirlo a 3 o
4 cm del margen superior.
Lugar
y fecha de redacción: escriba la ciudad, seguida del día, el mes y el año de
elaboración. En los distritos especiales como Washington D.C., México D.F.,
Bogotá D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la especificación del
distrito, ya que este hace parte del nombre; además, escriba siempre los meses
en minúscula, estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con
mayúscula inicial. En ningún caso escriba los años con punto.
Ejemplo:
Bogotá D.C., 3 de julio de 2015
Datos
del destinatario: escriba la denominación o título académico, el nombre
completo y el cargo. Recuerde que la denominación “doctor” solo es un vocativo
para las personas que se han doctorado en alguna área del conocimiento. En el
caso de los abogados, médicos, sicólogos y demás casos en los que se utiliza la
denominación “doctor”, es preferible escribir el título académico.
Ejemplo:
Abogada
ENID
CORTÉS VELANDIA
Ministerio
del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera
Infanta,
Número 16-23 y Humboldt
La
Habana, Cuba
Asunto:
solo la inicial debe ir en mayúscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escríbala
dos líneas libres después del último dato del destinatario. Omita conjunciones,
preposiciones y artículos.
Saludo:
algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas “frases de cajón” son:
-Lo
saludo, respetuosamente, y le informo que (…)
-Le
escribo para informarle que (…)
-Respondiendo
a su solicitud, le informo que (…)
Evite
saludos como:
-Por
medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle (…)
-La
presente misiva tiene como objeto comunicarle que (…)
Despedida:
tenga presente que no debe escribir “cordial saludo” en las despedidas. Algunas
despedidas cortas son:
-Atentamente,
-Cordialmente,
-Sinceramente,
-Respetuosamente,
Remitente y firmas responsables:
escríbalo cinco líneas después de la despedida; de la misma forma que el nombre
del destinatario, escriba el nombre del remitente en mayúscula sostenida.
Líneas especiales: si hay anexos o
copias, detalle qué tipo de documentos adjunta y la cantidad entre paréntesis.
Ejemplos:
Anexo: uno (15 folios)
Anexos: dos (8 cheques y un CD-ROM)
Anexos: tres (10 folios, un CD-ROM y
un folleto)
En el caso de las copias, escriba la
palabra copia con mayúscula inicial, así:
Ejemplos:
Copia: Sicóloga, Daniela Méndez,
Construirte SAS
Copia: Gerente informático, Yohan
Romero, Ipler CI SAS
Copia: Jefe de recursos humanos,
Gustavo León Rios; Coordinadora de investigación, Laura Macías.
ACTIVIDAD
1.
Elabore
una carta siguiendo las instrucciones
sobre una reclamación en el campo comercial, educativo, deportivo o sobre salud.
