Redacción es el proceso y el resultado de
redactar (plasmar algo por escrito). Comercial, por su parte, es un adjetivo
que se refiere a lo que está vinculado a un comercio (el establecimiento que
ofrece ciertos productos a la venta o la actividad económica de compra y venta
de bienes).
La noción de redacción
comercial, por lo tanto, menciona la tarea que lleva a cabo un redactor cuando
crea un texto que tiene como fin promover la venta de un producto o de un
servicio.
El redactor comercial debe
cuidar todos los aspectos básicos de cualquier redacción (reglas ortográficas,
estilo, coherencia interna, etc.) pero, además, tiene que tener en cuenta que
su mensaje busca persuadir al lector acerca de las bondades de lo que está a la
venta. La redacción comercial debe ser clara: la gente tiene que poder
interpretar el mensaje con facilidad. Si en una primera lectura la persona no
comprende qué se está diciendo, lo más probable es que no vuelva a leer el
texto y que, por lo tanto, no preste atención a los productos o servicios
mencionados.
Por todo esto, resulta
importante determinar a quién está dirigido el mensaje que se pretende difundir
a través de la redacción comercial. Debido a que no todas las personas tienen
las mismas capacidades para decodificar los mensajes, lo mejor es centrarse en la
clase de persona a la cual se desea
dirigir el mensaje) y escribir pensando en él, aun cuando se intente que el
mensaje tenga el mayor alcance posible.
Aunque parezca difícil de
creer, un mínimo error en la manera de presentar un producto al público puede
resultar en su fracaso comercial o, en el mejor de los casos, en una percepción
imprecisa del mismo que lleve a mucha gente a creer que se trata de otra cosa o
que carece de ciertas prestaciones que en verdad tiene. No importan los
esfuerzos de una compañía por corregir la percepción inicial, un porcentaje de
personas nunca volverán a mostrarse abiertas si el primer mensaje no las
convenció.
Para evitar llegar a este
punto tan devastador para una empresa, existen muchos consejos a seguir a la
hora de efectuar una redacción comercial, algunos de los cuales se listan a
continuación:
* Tener claras las ideas antes de comenzar a
escribir. Esto se relaciona con lo dicho anteriormente, ya que para comunicar
de forma efectiva un mensaje debemos entenderlo y ser capaces de resumirlo a la
perfección.
* Antes de embarcarse en el
cuerpo del texto es recomendable preparar los títulos y subtítulos, para
articular con más precisión y de manera más impactante el mensaje;
* No temer la elaboración de un borrador, ya que
siempre hay tiempo para la edición y el recorte. Es esencial plasmar cuanta idea nos venga a
la mente, en lugar de comenzar a escribir recién cuando damos con algo que nos
convence;
* La redacción comercial
también depende de la inspiración y por eso no sirve de nada forzarnos a
escribir si no notamos una dirección clara. En otras palabras, un descanso en
medio de un momento de poca productividad puede ser clave para encontrar las
palabras perfectas más tarde.
* Eliminar todo el contenido
innecesario. Cualquier palabra o frase redundante puede dificultar la
comprensión del mensaje, por lo cual uno de los secretos de la redacción
comercial es buscar la síntesis a cada paso.
* Provocar a los potenciales
consumidores pero solamente prometer aquello que podemos cumplir, ya que la
mentira tiene un coste demasiado elevado a largo plazo.
Documentos comerciales. Las cartas: De cotización De
venta u oferta. De cobranza. El memorando El informe La hoja de vida.
Una carta comercial tiene tres partes que no tiene la
familiar, membrete, destinatario, nombre completo del autor, además es escrita
de manera formal.
Sus partes son:
Membrete
Es el nombre, dirección y demás señas de identificación
de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el
sobre que se emplea para la correspondencia.
Localidad y fecha
Es aquella que indica el lugar desde donde se escriben
las cartas así como el día mes y año.
Destinatario
Son los datos de identificación de la persona al cual va
a ser enviada la carta.
Asunto
Es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más
extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la
cual fue enviada la carta.
Saludo
Es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye
antes de escribir el texto de la carta.
Texto
Es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo
por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos
escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
Despedida
Son expresiones de afecto con lo que se da por concluida
la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía,
tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
Antefirma
Es aquella que se emplea cuando la persona que remite la
carta lo hace en nombre y representación de otra.
Firma
Es aquella que contiene el nombre de la persona que se
responsabiliza por lo expresado en la carta.
Iniciales
Es aquella que se refiere a las iniciales de las personas
que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
Anexos
Esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o
varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
15 ESTILOS O MODELOS DE CARTAS
1 Bloque extremo:
Todas las partes de la carta comienzan en el margen izquierdo.
2 Estilo bloque: La fecha comienza en el centro de la
hoja. El texto se escribe a un solo espacio, con doble espacio entre los
párrafos y después del saludo. Los párrafos comienzan en el margen izquierdo.
La despedida, nombre de la compañía e identificación del escritor, parten del
centro de la hoja. Se emplea la puntuación abierta, no hay comas ni puntos al
final de los renglones de la fecha, nombre y dirección. Al saludo y la
despedida se le marca la puntuación acostumbrada, los dos puntos después del
saludo y una coma después de la despedida.
Las cartas comerciales tendrán espacios y márgenes a
respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la
parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa,
la persona y cargo.
Una carta comercial debe presentar un espacio de tres
centímetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuación se realizará el
mismo proceso que en las demás correspondencia.
La correspondencia comercial jamás se debe escribir a
mano o máquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologías de información
manejan el panorama empresarial, dejaría mucho que desear una carta de negocios
que no estuviese hecha a computadora.
Ejemplo:
Santiago 14 de febrero
de 2019
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla
Distinguido Cliente:
Me contacto con usted para anunciarle sobre la charla que
se realizará el día 21 de marzo de 2019a las 15 hs. en nuestro auditórium, que
brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom
Peters.
La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el
saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste
escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos
clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.
Saludo a usted atentamente
Pamela A. Ritchie
Gerente General
ACTIVIDAD
!. Elabore una carta de invitación a un docente de la universidad de Caldas para que oriente en el Santo Domingo Savio una charla sobre la importancia de la Filosofía a los estudiantes de once grado.
2. Señale en la carta las partes que la conforman.
