EL ACTA

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran los temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.

Son variados los organismos u organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones en las cuales se elaborará un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una asociación de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo.

En general, las actas suelen ser archivadas en lo que se llama un libro de actas, que recoge las actas elaboradas a lo largo de un período de tiempo determinado, de manera cronológica, y el orden está dado por una enumeración de actas.

Existen algunos elementos en común que poseen todas las actas: por ejemplo, todas ofrecen una visión o estructura general de lo ocurrido en la reunión, quienes han sido los participantes o asistentes, el detalle de las diferentes cuestiones o temas planteados, cuáles han sido los debates, y las conclusiones de los mismos, determinando si tanto los convocantes como los convocados han llegado  a un acuerdo, o no, acerca de las cuestiones que han sido planteadas durante su celebración.

Para registrar lo que va ocurriendo durante la reunión, suele designarse a alguna persona que toma nota de aquellos datos que deben ser especificados en un acta.

En este sentido, la mayoría de las veces se designa a una persona que posea conocimientos sobre la redacción y la presentación de este tipo de documentos, que en general suele ser el secretario o secretaria de la comisión, sea cual sea el tipo de organismo u organización de la cual estemos hablando.

Una vez redactada el acta, todos los participantes en la reunión deben dar el visto bueno acerca de lo que el acta expresa, sobre todo teniendo en cuenta que se especifican cuáles han sido las conclusiones o los acuerdos .. Por eso, al finalizar la reunión, cada asistente y participante debe firmar el acta, dejando así constancia de su participación y de su conformidad respecto a lo que el acta expresa.

Por otra parte, cuando se realizan reuniones académicas, se hacían congresos, conferencias o simposio, los trabajos expuestos en dicha reunión suelen compilarse en documentos, denominados actas, que reúnen las ponencias que han realizado los expositores durante la celebración que la reunión.

LAS PARTES DE UN ACTA

Las partes de un acta de sesión son: título, introducción, texto, cierre del acta, firma de los que aprueban el acta y redacción del acta de sesión ordinaria.

1.-TÍTULO

El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo .Este título se escribe así: ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también ACTA DE SESIÓN DEL  27.05.2012.Sin embargo, en los últimos años, muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma correlativa anual, con la indicación de la fecha en la que se llevan  a cabo. Por ejemplo: ACTA DE SESIÓN Nº 01- 012 DE FECHA 27.05.2012.En todos  los casos subrayado y con letras mayúsculas,

2. INTRODUCCIÓN

La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende: lugar, fecha y hora en la que se realiza la sesión; y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presidente y de secretario, si los que concurren son muchos sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo, y en su caso, los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatorias.

3. TEXTO

Las actas tradicionales hacen un relato minucioso de todo lo que acontece en la sesión; contienen todas las intervenciones de los asistentes, sin establecer ninguna distinción entre ellas. Este tipo de actas resultan  extensas y complicadas. Las nuevas disposiciones  legales acerca de la redacción de las  actas de sesiones consideran  que éstas deben contener  solamente la siguiente información; los asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos  adoptados. Además, cuando lo solicitaban ,deben contener las constancias que los presentes  desean  dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión. Y nada más concreto,  preciso y breve. Libre de complicaciones.es por eso que ahora las actas se deben aprobar al término de las sesiones.

Por otro lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva  de las resoluciones administrativas, con verbo en infinitivo o en forma imperativa, por ejemplo: Acuerdo Nº 01-2012:Conceder licencia sin goce de haber al señor…..o ACUERNO Nº 01 –2012: Concédase licencia sin goce de haber al señor…… Los acuerdos se escriben con letras mayúsculas y subrayadas, haciéndolos resaltar  del conjunto, para su rápida diferenciación y ubicación en el libro de actas. No hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los interesados pro medio de resoluciones administrativas, con las firmas del presidente y secretario.

4.-CIERRE DEL ACTA.

Es una fórmula hecha  que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto .He aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m. se dio levantada la sesión.

5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes. presidente y el secretario, o por una comisión elegida par tal fin.

5.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada  15 días, cada mes, o  cada 6 meses .La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha tratado en temas anteriores.

¿CÓMO REDACTAR UN ACTA?

3.1. Estructura

Un  acta es un tipo de documento muy utilizado en el mundo laboral, y es por eso, se debe conocer su relevancia, con lo cual es imprescindible conocer su estructura.

Por un lado, hay elementos de un acta de reunión que son obligatorios, como por ejemplo la identificación de la reunión, la consignación de los asistentes, un resumen de la sesión y del turno de palabras, de los acuerdos que se han realizado y de las votaciones y la fórmula final. Por otro lado, hay elementos que son optativos y, por lo tanto, no siempre aparecen en un acta. Algunos de estos elementos son: el orden del día, la referencia a temas pendientes y los anexos. Los puntos del orden del del día que aparece en el acta deberían ser muy similares a los del orden del día que se hubieran acordado previamente.

1. Identificación de la reunión

Nombre del organismo

Número de la sesión

Fecha

Hora

Lugar

2. Asistencia

Personas que asisten:

<NOMBRE Y APELLIDOS> (cargo)

Persones que no asisten:

<NOMBRE Y APELLIDOS> (cargo)

3. Fórmula

Orden del día (opcional)

4. Desarrollo de la sesión y resumen del turno de palabra

Fórmula: desarrollo de la sesión

Fórmula: turno de palabra

5. Deliberaciones, acuerdos y resumen de les votaciones

Acuerdos

Desacuerdos

Resumen de las votaciones

6. Fórmula final

El presidente da por acabada la reunión

7. Pie del acta

Debería figurar la siguiente fórmula: "Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las x horas"

Cargo y firma del secretario o secretaria

Cargo y firma de la persona que ha presidido la reunión como visto bueno

8. Anexos (opcional)

3.2. Criterios generales de redacción y estilo

Encabezamiento o título

El encabezamiento hace referencia a los datos que identifican a los asistentes y organizadores de la reunión. Además, el encabezamiento permite una buena lectura del acta. Cuando se hace referencia al cargo de una persona, éste debe estar en minúscula, excepto cuando va seguido de un tratamiento protocolario, como explicaremos más adelante. En cuanto a los títulos y protocolo, es preferible utilizar el tratamiento señor/señora cuando no sabemos el tratamiento que se debe utilizar con alguien.

EJEMPLO DE ACTA

Llamada al orden

Se ha celebrado una reunión de [Nombre de la organización o del equipo] en [Ubicación] el [fecha].

Asistentes

Asistentes incluidos en [lista de nombres de los asistentes].

Miembros no asistentes

Miembros no asistentes incluidos en [lista de nombres].

Aprobación de las actas

[Para reemplazar cualquier texto de marcador de posición (por ejemplo, este), seleccione una línea o un párrafo y empiece a escribir. Para obtener los mejores resultados, no incluya espacios a la derecha ni a la izquierda de los caracteres de la selección.]

Informes

[¿Necesita agregar sus títulos o más texto? Es muy sencillo. Para aplicar fácilmente cualquiera de los formatos de texto de este documento, vaya a la galería Estilos en la ficha Inicio de la cinta de opciones.]

Asuntos pendientes

[Añada texto aquí.]

Nuevos asuntos

[Añada texto aquí.]

Anuncios

[Añada texto aquí.]

                       

Secretario                   Fecha de aprobación

                                                                 ACTIVIDAD

ELABORA UN ACTA SOBRE LA REUNIÓN DE PADRES DE FAMILIA EL 23 DE SEPTIEMBRE EN LA SEDE KENNEDY, CUYO OBJETIVO ERA ENTREGAR INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO ACADÉMICO Y DISCIPLINARIO DEL GRADO 9.5

ACTIVIDAD

1. Expresa a través de una idea principal  lo que sabes sobre los siguientes temas:

• La manipulación de los medios de comunicación.

• La problemática ambiental

• La  drogadicción

• El alcoholismo

2. Elabora tres preguntas sobre cada uno de los temas anteriores.

3. Explica por qué en un ensayo se deben hacer citas específicas de autores que conocen un tema especializado.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________-.

4. Coloca comillas en los textos de un autor especializado.

En una ocasión , preguntado dónde había adquirido ese estilo natural de contar las cosas más terribles, García Márquez replicó: Es el estilo de mi abuela. Igualmente se refiere de su abuelo como la figura más importante de mi vida. El anciano murió cuando el escritor tenía ocho años y según García Márquez, nada importante ha vuelto a acontecerme.

              Tomado de George Mc. Murray, Gabriel García Márquez, Carlos Valencia Ed.Bogotá, 1978.

EL ENSAYO

El ensayo es un tipo de texto en prosa que explora, analiza, interpreta o evalúa un tema. Se considera un género literario comprendido dentro del género didáctico. Las características clásicas más representativas de un ensayo son: Es un escrito serio y fundamentado que sintetiza un tema significativo.

La principal característica de este tipo de texto consiste en la posibilidad de ir desarrollando un tema en particular pero con la opción de imprimir nuestra marca personal a lo largo del texto, es por ello que el ensayo es el vehículo recomendado para expresar ideas o una posición sin la rigidez que pide el ámbito científico.

CARACTERÍSTICAS DEL ENSAYO

v  La libertad temática es un aspecto fundamental

v  Podríamos denominar el “estilo amistoso” de la redacción.

v  Es posible incluir alguna referencia o cita en caso de que lo consideremos necesario.

v  El desarrollo de nuestros argumentos no se ciñe a una estructura preestablecida, a menos que el ensayo sea un pedido de una organización o algo por el estilo.

v  La extensión es libre.

v  Generalmente el ensayo tiene como meta el enfocarse en un gran público

Algunos de los géneros didácticos a los que se suele emparentar el ensayo son por ejemplo: El discurso, la disertación, los artículos de prensa, la miscelánea y la epístola.

CLASES DE ENSAYOS

Argumentativo – Donde se discute sobre una idea o concepto para demostrar su validez.

Expositivo – Es un texto en el que se busca demostrar o presentar un hecho, resultados, conclusiones o similares.

Crítico – Su objetivo es proponer una crítica a otro texto, idea o concepto, casi siempre buscando plantear una contrapropuesta a ese argumento para dar validez a su contenido.

En términos generales hay que aclarar que todos los tipos de ensayo engloban el mismo objetivo, es decir, exponer una idea con base en argumentos, investigaciones y perspectiva del autor, añadiendo según corresponda una crítica.

INTRODUCCIÓN

Se trata de la parte inicial del ensayo, en este apartado debemos concentrarnos en la presentación de cada uno de los temas y puntos que pensamos desarrollar en el ensayo. También es posible para el autor dar algunas pistas de las hipótesis o conclusiones que piensa plantear en el cuerpo del texto.

DESARROLLO

Este punto puede ser considerado como la parte gruesa del ensayo, aquí nos enfocaremos en presentar cada uno de los argumentos principales de nuestra obra, considerando eso sí que cada escritor cuenta con un modo distinto de ir desarrollando sus ideas, por lo que el estilo libre que hace tan llamativo el ensayo se encuentra a disposición de todos, especialmente en este apartado.

CONCLUSIÓN

Este punto de la estructura del ensayo se caracteriza por reunir cada una de las ideas principales que hemos venido nombrando a lo largo del ensayo, por lo que se trata de una condensación y reafirmación de las ideas o hipótesis planteadas en el cuerpo del texto.

Actualidad – El tema que se aborde en el ensayo debe responder a una cuestión actual, que cuente con un público dirigido previamente seleccionado o que pueda causar interés.

Objetivo – El ensayo no busca ahondar en todas las posibilidades de un tema, sino que se concentra en algún apartado.

Parafrasear – Es posible recurrir a este método de escritura siempre y cuando se cite a los autores

Carácter dialógico – Hay que mantenerlo para que el lector esté interesado en todo momento.

Subjetividad – El ensayo puede ser subjetivo.

Estructura – Un ensayo no tiene una estructura rígida, por ende, se puede ser flexible en este aspecto.

¿Cómo hacer un ensayo paso a paso?

Investigación previa – Antes de escribir hay que informarse sobre el tema que se va a abordar. Recurra a todas las fuentes que sean necesarias.

Evaluar la información – Verifique la calidad del contenido, sus autores, creadores, año de publicación, edición y quién publica.

Otros ensayos – Lea otros ensayos relacionados con su tema, esto puede ser una fuente de inspiración. Hay ejemplos científicos, profesionales, de internet o blogs que siempre serán de utilidad.

Lluvia de ideas – Es un buen primer paso para romper con el problema de la hoja en blanco. Intente empezar por escribir cualquier idea que venga a su mente y después vaya organizando el contenido hasta que identifique lo que en verdad quiere.

Elegir un argumento – El ensayo debe contar con un punto, argumento o idea central y tiene que ser muy clara para el lector.

Plan – Organice sus ideas en principales, secundarias y el contenido que estructura.

Desarrollo – Escriba el desarrollo de su ensayo de forma detallada. Es la parte central del texto.

Título e introducción – Siempre se sugiere que estos apartados se redacten al final, una vez se cuente con una idea clara de lo que se busca transmitir con el ensayo.

Conclusión – Es un apartado muy importante del texto y hay que revisarlo con detenimiento. Reúna a grandes rasgos el argumento central, aporte desde su mirada para ir cerrando con la propuesta argumental y termine por confirmar su postura al lector.

Revisiones – Si se revisa de forma inmediata es muy difícil ser imparcial o al menos tratar de serlo. Además, la lectura de otras personas conocidas ayudará a mejorar el contenido

EJEMPLO: La Eutanasia

Hablar sobre el derecho a la muerte es aún hoy un tema espinoso. Mucho de eso tiene que ver con concepciones de fe que hablan de castigo y culpa, y de la falta de autoridad que nosotros, como humanos, tenemos para decidir sobre la vida de los demás. Se compara la voluntad a morir dignamente a un asesinato asistido, y a “jugar a Dios”. Pero Dios, la fe, la doctrina y las escrituras sagradas ninguna de las religiones debería tener peso sobre decisiones que incumben solamente al ámbito de lo personal. A las creencias de cada quien y al derecho que cada persona tiene de decidir cómo quiere morir.

Si cada uno de nosotros tiene el albedrío para decidir qué tipo de vida quiere llevar, hay que preguntarse si no tenemos la misma autonomía de decisión para planear la manera en la que queremos morir, claro, en las circunstancias que así lo ameriten, como profundo dolor y sufrimiento a causa de una enfermedad.

La postura a favor de “asistir al paciente” si este desea poner fin a su vida puede resumirse en una única idea: la libertad. La libertad del paciente de poder tomar la decisión o no de detener su sufrimiento. Quienes están enfermos no sufren solos, sufre su familia con ellos, sus amigos, el espíritu de todos quienes lo rodean se entristece y lo único que todos quieren es que la persona consiga paz. Nadie quiere ver a un ser querido con dolor.

Quienes argumentos en contra afirman también que la vida debe ser preservada, a pesar de que las condiciones en que se encuentre la salud de la persona; pero, ¿qué tipo de vida es la de alguien postrado en una cama hace años conectado a miles de máquinas para mantener vivo un latido artificial?.

                                                                         ACTIVIDAD

1. ELABORA UN ENSAYO SOBRE UN TEMA DE LA ACTUALIDAD QUE TE LLAME LA ATENCIÓN.

MALLA CURRICULAR 4 PERIODO

EJE CURRICULAR: PRODUCCIÓN TEXTUAL

ESTANDARES DE COMPETENCIA:

Leo críticamente y elabora ensayos.

Elaboro actas, informes hojas de vida tan necesarias para el desempeño laboral

COMPETENCIAS:

Leer críticamente y elabora ensayos.

Elaborar actas, informes hojas de vida tan necesarias para el desempeño laboral.

TEMAS:

1.    El ensayo.

2.    El acta.

3.    El informe

4.    La hoja de vida.

Lee ensayos.

Aplica todas las técnicas de un  ensayo.

Elabora  actas de las reuniones realizadas en clase.

Presenta informes de consultas, exposiciones o laboratorios,

Diseña su hoja de vida.

Crea ensayos siguiendo las técnicas.

CÓMO REDACTAR DE MANERA CLARA UNA CARTA?

Si necesita escribir una carta es para comunicar algo importante; por eso, recuerde siempre que debe expresar su objetivo al principio de la carta. El primer párrafo debe introducir al lector en lo que le comunica el resto de la carta. El modelo o formato carta de Icontec tiene normas específicas que no debe pasar por alto. A continuación le enseñamos la mejor forma de comunicar sus intenciones empresariales mediante una carta bien redactada. 

En algunas ocasiones, los destinatarios no leen la carta, sino que el asunto les dice de qué se trata todo el comunicado, entonces es necesario que planee cada detalle que quiere transmitir en su carta.

Siga este pequeño manual para redactar de forma correcta una carta. La información que le presentamos está guiada por nuestros expertos en redacción empresarial y por las normas del Instituto Colombiano de Normas Técnicas (Icontec), que ya no solo son de Colombia, sino también de Chile, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras y Perú.

Saber cómo escribir una carta correctamente  es necesario para lograr una buena comunicación asertiva, así como lo es dejar de lado las prácticas tradicionales que no se basan en las técnicas de presentación de documentos, sino en convencionalismos errados.

1. Tamaño y contenidos

Dependiendo de la extensión y de los documentos anexos, evalúe en qué formato debe redactar su carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.

Es importante que la primera página de sus cartas lleve:

•          Logo
•          Membrete
•          Pie de página

Sin embargo, cuando hay más de dos páginas en sus comunicados, a partir de la segunda solamente se debe poner el logo.

2. Escriba un solo tema en cada carta

En caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor de su comunicado, redacte las cartas  que sean necesarias, ya que en muchas organizaciones el archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta que los tiempos de respuesta de cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se necesita más de un comunicado para responderle a su destinatario.

3. Redacte de forma precisa.

El método Ipler de redacción empresarial para  escribir bien se basa en la teoría de la pirámide invertida, utilizada en el periodismo y creada por Emil Dovifat. Esto consiste en escribir en el primer párrafo el para qué de su carta y en los párrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser imprescindibles.

Ejemplo:

 “Reciba un muy cordial saludo de parte de todo el equipo de consultoría y atención al cliente

[Párrafo 1] Nos permitimos dirigirle la presente para informarle que nuestro principal objetivo es comprometernos con usted, además de informarle que es para nosotros un placer contar con usuarios que nos ayudan a crecer.

[Párrafo 2]Además queremos informarle que gracias a todos sus comentarios nuestros trabajadores se comprometen a brindarle un mejor servicio para que sienta en nosotros su respaldo incondicional en todo tipo de transacciones financieras. [Párrafo 3] Es así como le garantizamos que frente a su solicitud, radicada el 17 de mayo de 2015, ya tomamos las medidas necesarias y la asesora que lo atendió recibirá la formación oportuna para que el inconveniente de baja calidad en la atención que recibió no se vuelva a presentar.”

En el ejemplo, el “para qué” de la carta está en el último párrafo. La forma correcta sería responderle al destinatario en el primero y el resto del comunicado en los párrafos restantes o incluso, podrían omitirse. Así se produce la redacción eficaz. No piense que abordar el tema directamente es irrespetuoso o que carece de cordialidad; al contrario, considere que cuando elimina información irrelevante le ahorra tiempo a su lector.

4. Siga el orden lógico gramatical

Para ser preciso también es conveniente seguir la herramienta más útil: el orden lógico gramatical, que se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se guía por esta forma de escritura, podrá redactar bien sus comunicados.

6. Partes obligatorias de la carta

 Código: el Icontec recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del margen superior.

Lugar y fecha de redacción: escriba la ciudad, seguida del día, el mes y el año de elaboración. En los distritos especiales como Washington D.C., México D.F., Bogotá D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la especificación del distrito, ya que este hace parte del nombre; además, escriba siempre los meses en minúscula, estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con mayúscula inicial. En ningún caso escriba los años con punto.

Ejemplo:

            Bogotá D.C., 3 de julio de 2015

Datos del destinatario: escriba la denominación o título académico, el nombre completo y el cargo. Recuerde que la denominación “doctor” solo es un vocativo para las personas que se han doctorado en alguna área del conocimiento. En el caso de los abogados, médicos, sicólogos y demás casos en los que se utiliza la denominación “doctor”, es preferible escribir el título académico.

Ejemplo:

 Abogada

ENID CORTÉS VELANDIA

Ministerio del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera  

Infanta, Número 16-23 y Humboldt

La Habana, Cuba

Asunto: solo la inicial debe ir en mayúscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escríbala dos líneas libres después del último dato del destinatario. Omita conjunciones, preposiciones y artículos.

Saludo: algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas “frases de cajón” son:

-Lo saludo, respetuosamente, y le informo que (…)

-Le escribo para informarle que (…)

-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)

Evite saludos como:

-Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle (…)

-La presente misiva tiene como objeto comunicarle que (…)

Despedida: tenga presente que no debe escribir “cordial saludo” en las despedidas. Algunas despedidas cortas son:

-Atentamente,

-Cordialmente,

-Sinceramente,

-Respetuosamente,

Remitente y firmas responsables: escríbalo cinco líneas después de la despedida; de la misma forma que el nombre del destinatario, escriba el nombre del remitente en mayúscula sostenida.

Líneas especiales: si hay anexos o copias, detalle qué tipo de documentos adjunta y la cantidad entre paréntesis.

 Ejemplos:

Anexo: uno (15 folios)

Anexos: dos (8 cheques y un CD-ROM)

Anexos: tres (10 folios, un CD-ROM y un folleto)

En el caso de las copias, escriba la palabra copia con mayúscula inicial, así:

Ejemplos:

Copia: Sicóloga, Daniela Méndez, Construirte SAS

Copia: Gerente informático, Yohan Romero, Ipler CI SAS

Copia: Jefe de recursos humanos, Gustavo León Rios; Coordinadora de investigación, Laura Macías.

                                        ACTIVIDAD

1.    Elabore una carta  siguiendo las instrucciones sobre una reclamación en el campo comercial,  educativo, deportivo o sobre salud.

EL MEMORÁNDO

Un memorándum, también llamado memo en el campo laboral, es una carta muy simple y breve que se utiliza con el objetivo de recordar sobre el cumplimiento de cierta acción de una actividad, evento o fecha de importancia. Este suele usarse para dar información interna dentro de la empresa, negocios o instituciones y solo llega a tratar un asunto en concreto.

Este documento puede elaborarse para emitir una orden, dar a conocer un mensaje, pedir un permiso, realizar un pedido, para hacer llegar una amonestación, etc., a cualquier persona que labore dentro de la institución o empresa.

A través de este se llega a tener una comunicación directa con los trabajadores de cierta empresa tomando en cuenta su jerarquía o nivel.

Estos pueden ser creados, enviados y firmados por cualquier miembro de la empresa, sin importar su nivel jerárquico o puesto.

El memorándum, es un documento que se utiliza para transferir informaciones, bien sea de una empresa, una institución, una casa de estudios, etc. En esta clase de información, se transmiten recomendaciones, felicitaciones, advertencias, instrucciones, decisiones o citaciones.

PARTES DE UN MEMORÁNDUM

1.       Identificación el documento: aquí se especifica el tipo de documento, en este caso se trata de un memorándum.

2.       Lugar y fecha.

3.       Destinatario: en esta parte se coloca el nombre de la persona a quien se escribe el memorándum, seguido de su grado, título o cargo que ocupa la persona.  Primero se coloca el título o la denominación, seguido por el nombre y el cargo, siempre separado por una coma.

4.       De o del: es en esta sección donde se debe de colocar el nombre de quien realiza la carta o del remitente. Primero se debe colocar el nombre y el cargo de quien envía el documento todo separado por coma.

5.       Asunto: parte en la cual se ha de describir brevemente y de forma clara el motivo de dicha comunicación.

6.       Cuerpo: Es la parte de memorándum que posee el texto que da la información a transmitir. Dentro del cuerpo se ha de realizar una fórmula de apertura, que es aquella frase breve, directa y a la vez conocida que da inicio a la redacción del texto. Ejemplo: comunico a Ud. Que declino ante la jefatura del puesto de administración de empaques. También se debe de realizar una exposición de forma breve sobre el asunto que motivó a la   creación de este documento, el cual ha de ser directo, preciso y sin rodeos.

7.       Término: En esta sección es donde se ha de colocar el sello, la firma y la post firma.

8.       Membrete: Es en esta parte donde se muestra el título, el nombre y departamento de la persona a quien debe de llegar la carta, la cual siempre está ubicada en la parte superior o inferior del escrito.

9.       Nombre del año: Se trata de la fecha actualizada en que es enviado el documento, donde se especifica el día, el mes y el año correspondiente.

10.   Sello anexo:  En ocasiones suele funcionar como la firma, este certifica que el documento fue enviado por una determinada persona, departamento o empresa

TIPOS DE MEMORÁNDO

Memorándo simple

Es aquel que se emplea para dar a conocer ciertas disposiciones, para pedir, remitir o transcribir cierto documento, para informar la realización o la ejecución de ciertas tareas o actividades.

Memorándo múltiple

Tipo de memorándum con el cual se da a conocer cierta información o disposición a muchos destinatarios de una forma simultánea. Usualmente se le conoce en ciertas empresas como memorando circular.

EJEMPLO DE MEMORÁNDUM

Quito, 19 de enero del 2009

MINEUR S.A. Avenida Los Frutales Nº 130

Quito – Ecuador

Para: Luis Fabián Díaz, Operario

De: Ing. Mario Cesar Vallejos

Asunto: Falta disciplinaria grave

Por medio de la presente se le comunica que será sancionado por los acontecimientos sucedidos entre usted y un compañero de trabajo durante horas laborales. Se le cita en la oficina del Jefe de Recursos Humanos para hacer su descargo.

Atentamente,

Ing. Mario Cesar Trinidad, Supervisor de planta

MEMORÁNDUM

Black and White furniture S.A de C.V

Av. Lorem Ipsum # 69

Col. Lorem Ipsum

México, D. F.

C. P. 12345

Para: Departamento de Informática

De: Jane Doe

Asunto:   Reunión de Ventas

Estimados compañeros les comunico que el día 2 de febrero del año en curso tendremos nuestra reunión de ventas trimestral en punto de las 11:30 am; la reunión se llevará a cabo, como es costumbre, en la sala de juntas.

Hago especial énfasis en esta invitación para su departamento ya que en esta ocasión, además de tratar los temas relacionados con las ventas del último trimestre; salve la obviedad, abordaremos el tema de la necesaria renovación de los equipos de cómputo del área de diseño ya que, según nuestro personal creativo, los equipos comienzan a resultar obsoletos para las exigencias de los nuevos productos que están por salir al mercado.

Agradeceremos nos honren con su presencia en el día y la hora ya indicados. Por favor, lleguen a tiempo, de lo contrario estaré en la incómoda necesidad de ir por ustedes al lugar donde se encuentren.

Le envío un cordial saludo y un abrazo a todo el equipo, como siempre, sigan haciendo ese excelente trabajo al que nos tienen acostumbrados.

Atentamente

Jane Doe

Gerente de Ventas

ACTIVIDAD

1. Elabore un memorándum de felicitación.

2. Elabore un memorándum de advertencia.